Assistant Administratif (h/f)

Valence Romans Agglo, Communauté d’agglomération regroupant 54 communes et 219 000 habitants, recherche par voie statutaire ou à défaut contractuelle

Assistant Administratif (h/f) au sein du service Animation Enfance Jeunesse

Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.

Vous souhaitez contribuer au bon fonctionnement du service Animation Enfance Jeunesse ? Faites partie des 1500 agents qui mettent leurs compétences au service de l'Agglo.

 

Votre mission

L’assistant administratif assiste la responsable du service animation enfance jeunesse dans la gestion administrative du service. Ainsi, vous assurez principalement les missions suivantes : 

Participer au bon fonctionnement du service :  

  • Participe à l’accueil physique et téléphonique des services animation enfance jeunesse et jeunesse
  • Garantit la qualité des réponses apportées auprès des jeunes, des parents, des élus et partenaires, dans le cadre de demandes d’informations et/ ou d’inscriptions
  • Soutien à la préparation logistique de réunions, manifestations, projets et activités organisés par les unités du service
  • Rappelle les informations importantes et transmet les messages
  • Assure le rôle de référent RH, fait le lien avec les services supports
  • Réceptionne, trie, enregistre, distribue et envoie les courriers (logiciel Acropolis)

 

Effectue le suivi administratif de l’activité du service :  

  • Est associé à l’élaboration de procédures organisationnelles pour le service, à la planification des tâches pour la mise en œuvre et le suivi des activités,
  • Réalise les tâches administratives et de gestion au quotidien sur le logiciel NOE ; paramétrage des activités, pointage des présences, facturation des activités aux usagers…
  • Prépare les documents que doivent avoir avec eux les animateurs lorsqu’ils encadrent des enfants ou des jeunes
  • Réalise la frappe et la mise en page des courriers du service et prend en charge certaines tâches concernant la communication et la diffusion faite aux familles et aux élus notamment
  • Organise le classement et l’archivage des dossiers papier et numérique et assure le classement
  • Réalise des documents de présentation, de type power-point
  • Prépare les bilans (alimentation de tableaux de bord, documents supports, production de statistiques)
  • Participe à l’élaboration et au suivi des conventions passées avec les partenaires locaux : éducation nationale, communes, associations, CAF…

 

Votre profil

  • Maîtrise des logiciels de bureautique et de gestion des ALSH (Word, Excel, NOE,…)
  • Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil
  • Bonne expérience du travail organisationnel et de la planification des tâches
  • Connaissance du cadre réglementaire de la fonction publique territoriale et des politiques contractuelles initiées par la CAF fortement appréciées
  • Aisance écrite et orale
  • Discrétion et confidentialité

Cadre de travail

  • Poste à temps complet
  • Recrutement statutaire, cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C)
  • Horaires de travail variant selon l’activité du service
  • Déplacements
  • Temps travail partagé entre deux services, 80%  pour le service animation enfance jeunesse et de 20 % pour le service jeunesse
  • Lieu de travail : site Pizançon
  • Peut être amené à travailler à l’espace Jacques Brel

Plus de renseignements auprès de

  • Rachel BOUVIER, responsable du service animation enfance jeunesse,  04 75 72 84 55
  • Carole BERNARD, responsable du service recrutement emploi effectifs,  04 75 79 23 18

Motivé(e) par cet emploi ? Adressez votre candidature (CV+lettre) par mail à candidature @ valenceromansagglo.fr avant le 12 juin 2020

 

Candidater














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