Valence Romans Agglo - Assistant Administratif H/F

Valence Romans Agglo, Communauté d’agglomération créée le 1er janvier 2014,

regroupant au 1er janvier 2017, 56 communes, 219 000 habitants et 1500 agents

 

Recherche, par voie statutaire, suite à mobilité interne,

UN ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

 

Au sein de la Direction Commune des Contrats publics

 

Poste à temps complet, cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C)

Date limite de candidature : 23/02/2018
Poste à pourvoir : Dans les plus brefs délais

Description du poste

La Direction Commune des Contrats publics a été créée au 1er septembre 2016. Elle est composée de trois adhérents : la communauté d’agglomération Valence Romans Agglo, la ville de Valence et la ville de Romans.

 

Activités

Sous l’autorité de la directrice des Contrats publics et au sein d’une équipe, vous participez au bon fonctionnement de la direction par la réalisation de missions d’ordre administratif, comptable et d’accueil.

Vous assurerez principalement les missions suivantes :

  • Gestion des marchés publics
    • Information de premier niveau à destination des directions opérationnelles
    • « Référent plateforme » : gestion des plateformes de dématérialisation : création de comptes, demandes de devis en ligne…
    • Saisit les avis d’appel publics à la concurrence et en suit toutes les étapes
    • Saisit les échanges dématérialisés, enregistre et suit les retraits de courriers, télécharge les offres, publie les avis d’attribution
    • Réceptionne les plis
    • Sous le contrôle des juristes et gestionnaires marchés publics, prépare les tableaux d’ouverture des offres, les demandes de pièces justificatives auprès des candidats, les lettres de rejet, les décisions, les avis d’attribution, les notifications (liste non exhaustive)
    • Elabore les fiches de recensement économique
    • Participe aux CAO et prépare les différents PV, rapports
    • Scan et copie des pièces des marchés
    • Elaboration et suivi de statistiques
    • Rapport annuel sur les marchés conclus l’année N-1
    • Télétransmission des marchés et avenants au contrôle de la légalité
  • Gestion du matériel
    • Suit les demandes d’intervention : envoi, vérification de l’exécution des travaux
    • Gère les stocks de fournitures (administratives, pharmacie…)
    • Suit l’entretien du photocopieur : contacts avec la société de location, approvisionnement en fournitures
    • Gère l’utilisation des locaux : réservations de salles …
  • Autres activités
    • Assure l’accueil physique et téléphonique
    • Tâches de secrétariat : prise de rendez-vous, classement, archivage, courrier (acropolis et suivi des courriers réservés)
    • Mise à jour des intranets
    • Gère l’annuaire et l’adresse mail des services
    • Gère le courrier et les parapheurs : arrivée, dispatching, départ
    • Suit les plannings de présence et d’absence
    • Engage les factures (notamment publicités)

 

Compétences requises / Expérience 

Techniques mises en œuvre

  • Connaissance de l’environnement du poste : les services et leur organisation ainsi que les différents interlocuteurs,
  • Techniques liées à l’accueil physique et téléphonique,
  • Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage…
  • Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
  • Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques (e-sedit, acropolis …),
  • Techniques liées à la messagerie électronique et à Internet
  • Connaissance des principales règles comptables,
  • Notions réglementaires dans le domaine d’activité du service.

 

Savoir-faire et savoir être

  • Autonomie, planification et organisation de son travail,
  • Analyse et résolution de problèmes,
  • Compréhension des besoins exprimés et recherche de conformité du résultat par rapport à la demande,
  • Travail en équipe,
  • Adaptation et suppléance,
  • Transmission et partage d’informations,
  • Sens du relationnel
  • Discrétion et devoir de réserve,
  • Ponctualité et assiduité,
  • Partenariat inter-services et externe



Cadre de travail

Poste à temps complet

  • Recrutement statutaire, cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C) ;
  • Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois ;
  • Sites de travail : Valence ;

Contacter candidature @ valenceromansagglo.fr

Renseignements complémentaires

  • Marie-Luce SIMEON, Directrice des Contrats Publics, 04.75.75.40.18
  • Célia CHATELARD, Direction Commune des Relations Humaines : 04.75.81.30.43

Candidater










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