Assistant administratif (h/f) – Service Qualité de Vie au Travail

Communauté d’agglomération regroupant 54 communes et 219 000 habitants, recherche par voie statutaire ou à défaut contractuelle

Assistant administratif (h/f) – Service Qualité de Vie au Travail

Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.

Vous souhaitez accompagner les mutations du service public ? Vous souhaitez accompagner les missions du service Qualité de Vie au Travail de l'agglomération ? Faites partie des 1500 agents qui mettent leurs compétences au service de l'Agglo.

Vos missions

Sous l’autorité de la responsable du service Qualité de Vie au Travail, vous apportez une aide et un appui permanent au service QVT par la réalisation de missions et de tâches d’ordre administratif, financier, et d’accueil notamment.

Vous assurerez principalement les missions suivantes :

Accueil :

  • Assure l’accueil téléphonique et physique du service : accueille, renseigne et oriente les différents interlocuteurs (agents, services, organismes, …)
  • Analyse les demandes, identifie les besoins, et fait le relais auprès des différents membres du service, de la direction, etc … en appréhendant le caractère d’urgence
  • Assure le suivi des relations avec les tiers : associations, administrations, directions, services, agents, divers partenaires extérieurs, etc…

 

Gestion administrative :

  • Gère la vie du service (organisation, planification et préparation de réunions, prise de rendez-vous, recherches, … ) en fonction des priorités et des échéances,
  • Apporte appui et conseils aux agents du service
  • Traite le courrier « arrivée/départ » : collecte, tri, distribution, suivi des parapheurs, mise sous pli, envoi de documents
  • Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers (courriers, courriels, arrêtés, délibérations, décisions, compte-rendu de réunions, matrices, convocations, …), en assure la diffusion ainsi que le classement et l’archivage,
  • Assure la préparation administrative de réunions et en suit la logistique (réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents…)
  • Centralise et gère les plannings des agents du service (congés, absences…) sur le logiciel Chronotime
  • Elabore et suit des tableaux de bord

 

Missions comptables / financières :

  • Participe à la préparation et à l’élaboration des budgets du service et assure le suivi de l’exécution, le contrôle et la clôture
  • Etablit et traite des bons de commande (contrôle des imputations, nomenclature achats…)
  • Saisit les engagements de dépenses et recettes dans le logiciel
  • Traite, coordonne et suit : les recettes, subventions, dépenses, mandatements, etc
  • Relève les anomalies éventuelles et a un rôle d’alerte

 

Autres activités, le cas échéant :

  • Par délégation, peut être amené à gérer et suivre certains dossiers spécifiques, à contribuer à l’élaboration et à la réalisation de certaines actions

Votre profil

  • Connaissances de l’environnement territorial
  • Connaissances des techniques liées à l’accueil physique et téléphonique, à la gestion administrative
  • Force de proposition
  • Aptitude à la communication, sens du relationnel et de l'écoute
  • Capacité rédactionnelle
  • Maitrise des outils informatiques, bureautiques (Word, Excel, Power Point, …) et des logiciels métiers
  • Aptitude à travailler en équipe, en transversalité et en collaboration avec différents interlocuteurs
  • Adaptabilité aux imprévus
  • Discrétion, confidentialité

Conditions d'exercice

  • Travail sur écran
  • Contact avec du public
  • Travail en réseau (services municipaux et de l’agglomération, administrations et partenaires extérieurs divers) et en transversalité (avec les différentes unités du service, les différents services de la DCRH)

Conditions de recrutement

  • Poste à temps complet basé à l’Espace Jacques Brel (Valence)
  • Recrutement statutaire, cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C) ou par voie contractuelle
  • Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime semestrielle

Plus de renseignements auprès de

  • Chantal GRANGEON, Chargée de recrutement et mobilité, 04 75 79 23 25
  • Agnès BILLON, Responsable du service qualité de vie au travail, 04 75 79 22 62

Motivé(e) par cet emploi ? Adressez votre candidature (CV+ lettre) par mail à candidature @ valenceromansagglo.fr avant le 3 mars 2020

ou par courrier à M. le Président - Valence Romans Agglo - 1 Place Jacques BREL - CS 30125 - 26905 VALENCE cedex

Candidater










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