Que faire de mes archives ?

Vue de boîtes sur une travée des Archives communales et communautaires

Pourquoi conserver les archives ?

La conservation des archives répond à un triple enjeu :

- administratif : garantir une gestion courante efficace des dossiers. Une administration doit pouvoir disposer en temps réel des éléments nécessaires à la bonne continuité de son action administrative et d’aide à la décision.

-  juridique : établir, pour l’administration comme pour les citoyens du territoire, la preuve de ses droits et obligations.

- historique et patrimonial : préserver la « mémoire » du territoire et de ses habitants.

Comment conserver ses archives ?

Je suis un agent public

Archiver est une obligation légale. Chaque agent est donc responsable des documents (supports papier/électronique) qu’il produit et/ou reçoit dans le cadre de ses missions. Connaitre et appliquer les modalités de classement et de conservation/destruction des dossiers dès leur création permet d’anticiper tout risque éventuel de perte d’informations nécessaires au bon fonctionnement de sa collectivité.

Les Archives communales et communautaires accompagnent leurs adhérents dans cette démarche. Vous trouverez ci-après des fiches pratiques pour organiser votre archivage.

Gérer mes archives au quotidien

Classement de ses dossiers : mode d'emploi (801.8 KB)

Arborescence informatique : mode d'emploi (995 KB)

Nommage des dossiers et fichiers informatiques : mode d'emploi (1 MB)

Archivage des mails : mode d'emploi (1.2 MB)

Tableau de gestion : mode d'emploi (930.9 KB)

Registres des actes administratifs : mode d'emploi (962.1 KB)

Verser mes archives aux Archives communales et communautaires

Le versement : fiche pratique (1.1 MB)

Modèle de bordereau de versement (491.5 KB)

Eliminer mes archives

L'élimination d'archives publiques : fiche pratique (1.1 MB)

Modèle de bordereau d'élimination (55.9 KB)

Je suis un particulier, une famille, une entreprise, une association...

Vous pouvez détenir des archives intéressant l’histoire et le patrimoine local. Les Archives communales et communautaires sont à votre disposition pour vous conseiller dans la préservation des documents que vous détenez.

Si vous ne pouvez conserver favorablement vos fonds et souhaitez en assurer la pérennité dans le temps, permettre leur accès au plus grand nombre selon des modalités que vous fixerez et si vous souhaitez que ces documents soient mis en valeur (expositions, conférences…), confiez les aux Archives communales et communautaires !

Des dons (transfert de propriété) et dépôts (sans transfert de propriété) peuvent être reçus par les communes, en particulier à Valence. Les modalités sont fixées par contrat, selon la nature juridique du donateur ou déposant :

Modèle pour don ou dépôt par un particulier (520.5 KB)

Modèle pour don ou dépôt par une personne morale (520.2 KB)